Sample letter of apology to hotel customers in English

No matter how good the service is, sometimes the hotel will make unavoidable mistakes. At that time, a verbal apology may not be able to appease the angry customer. What they want is compensation, or simply a formal letter of apology.

Criteria for writing a letter of apology to customers in a hotel

Empathize with customers

In the letter, in addition to the mandatory apology, the letter must show sympathy with the customer. When the hotel’s service is not good and they are dissatisfied, you must show that you are very sorry for that negligence, you understand the customer’s discomfort and should not blame anyone.

Take responsibility for yourself

Writing an apology letter to the customer means you are responsible for the hotel’s negligence. All the “at, being, then, is, that” blaming the customer is absolutely not mentioned. Always remember, customers are God, they do not like to be criticized. It’s best for the hotel to accept responsibility and commit to compensation, promising not to let that situation happen again.

Formally formal

Besides the content, the form of the letter should also be taken care of before sending. No customer wants to receive an apology letter that is sloppily presented, has faulty fonts, misspelled words, is too wordy, etc. You are the peacemaker, so everything presented in the letter must be as neat as possible. Even a small mistake in formality can inflame anger in guests, because they think you are not truly sorry.

Sample customer apology letter in English

July 3, 2017

Erik Gonzalez

Manager of Guest Services

Hotel Lotus

129 Ocean Ave.

San Diego, CA 92348

To:

Sandra Lee

2394 Washington Blvd.

Seattle, WA 92384

Dear Ms. Lee,

I would like to offer my sincerest apologies for the problems you encountered during your stay at the Hotel Lotus last week. I do not know why your reservation was lost; however, I am looking into it to ensure it does not happen again. However, it blackened your stay at our hotel, and for that I am sorry.

Tạm dịch: Khách sạn chúng tôi chân thành xin lỗi quý khách vì những sự cố quý khách gặp phải trong quá trình lưu trú tại khách sạn Lotus. Tôi không biết vì sao lại xảy ra thiếu sót với đơn đặt phòng của quý khách, nhưng tôi đang cố gắng tìm hiểu và cam kết sơ suất này sẽ không tái diễn. Dù sao đi nữa thì tôi cũng rất xin lỗi vì quý khách không thể lưu trú tại khách sạn.

I hope that you were able to enjoy the rest of your time in San Diego once we sorted everything out. I am glad we were able to find you an appropriate room, and I hope you enjoyed the free champagne we sent up to your room. I also want to offer you a 10 percent discount for the next time you visit our fine establishment.

Tạm dịch: Tôi hi vọng quý khách có thể tiếp tục kỳ nghỉ tại San Diego trong khi chúng tôi xử lý vấn đề. Tôi rất vui vì có thể tìm cho quý khách một căn phòng thích hợp, và hi vọng quý khách sẽ thích phần rượu sâm panh miễn phí từ khách sạn. Ngoài ra, chúng tôi còn muốn gửi đến quý khách voucher giảm giá 10% cho lần lưu trú tiếp theo.

We care about our guests at Hotel Lotus, and we hate it when there is ever a problem with one of our guests. I was embarrassed to have encountered such a problem with you, and I will do everything in my power to ensure it does not happen again. Additionally, I hope you were satisfied with how the hotel employees handled your problem. If you had any negative experiences with any of our staff, please let me know. I hope that you will visit us again the next time you are in town.

Tạm dịch: Khách hàng là mối quan tâm hàng đầu của khách sạn Lotus và chúng tôi không muốn có bất kỳ sơ suất nào xảy ra cho khách. Tôi rất tiếc vì đã để xảy ra sự cố với quý khách và tôi cam kết sẽ làm mọi thứ trong quyền hạn của mình để đảm bảo không xảy ra tình trạng tương tự. Hi vọng quý khách hài lòng với hướng giải quyết của chúng tôi. Nếu quý khách có điều gì không hài lòng với nhân viên, xin hãy thông báo cho tôi biết. Rất mong gặp lại quý khách trong lần tới.

Sincerely,

Erik Gonzalez