Dù cung cấp dịch vụ tốt đến đâu thì đôi lúc khách sạn cũng sẽ vướng phải sai sót khó tránh. Lúc đó, lời xin lỗi miệng qua loa chưa chắc đã có thể xoa dịu cơn giận của khách hàng khó tính. Điều họ mong muốn là bồi thường, hoặc đơn giản là một lá thư xin lỗi trịnh trọng.
Tiêu chí viết thư xin lỗi khách hàng trong khách sạn
Đồng cảm với khách hàng
Trong thư, ngoài lời xin lỗi bắt buộc phải có thì thư phải thể hiện được sự đồng cảm với khách hàng. Khi khách sạn phục vụ chưa tốt, họ bất mãn thì bạn phải cho thấy rằng, bạn cũng rất lấy làm tiếc vì sơ suất đó, bạn thấu hiểu sự khó chịu của khách hàng chứ không nên đổ lỗi cho bất kì ai.
Nhận trách nhiệm về phía mình
Viết thư xin lỗi cho khách hàng tức là bạn đang chịu trách nhiệm cho những sơ suất khách sạn gây nên. Tất cả những” tại, bị, thì, là, mà” đổ lỗi khách hàng tuyệt đối không được đề cập đến. Hãy luôn nhớ, khách hàng là Thượng đế, họ không thích bị chỉ trích đâu. Tốt nhất khách sạn vẫn nên nhận phần trách nhiệm về mình và cam kết đền bù, hứa hẹn sẽ không để tình trạng đó xảy ra nữa.
Chỉn chu về mặt hình thức
Bên cạnh nội dung thì hình thức lá thư cũng nên được chăm chút trước khi gửi đi. Chẳng khách hàng nào muốn nhận một lá thư xin lỗi trình bày cẩu thả, font chữ bị lỗi, sai chính tả, quá dài dòng… Bạn đang là người giảng hòa nên mọi thứ trình bày trong thư đều phải chỉn chu nhất. Chỉ cần một lỗi nhỏ về hình thức cũng có thể thổi bùng cơn giận trong khách, do họ nghĩ bạn không thật tâm xin lỗi.
Mẫu thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh
July 3, 2017
Erik Gonzalez
Manager of Guest Services
Hotel Lotus
129 Ocean Ave.
San Diego, CA 92348
To:
Sandra Lee
2394 Washington Blvd.
Seattle, WA 92384
Dear Ms. Lee,
I would like to offer my sincerest apologies for the problems you encountered during your stay at the Hotel Lotus last week. I do not know why your reservation was lost; however, I am looking into it to ensure it does not happen again. However, it blackened your stay at our hotel, and for that I am sorry.
Tạm dịch: Khách sạn chúng tôi chân thành xin lỗi quý khách vì những sự cố quý khách gặp phải trong quá trình lưu trú tại khách sạn Lotus. Tôi không biết vì sao lại xảy ra thiếu sót với đơn đặt phòng của quý khách, nhưng tôi đang cố gắng tìm hiểu và cam kết sơ suất này sẽ không tái diễn. Dù sao đi nữa thì tôi cũng rất xin lỗi vì quý khách không thể lưu trú tại khách sạn.
I hope that you were able to enjoy the rest of your time in San Diego once we sorted everything out. I am glad we were able to find you an appropriate room, and I hope you enjoyed the free champagne we sent up to your room. I also want to offer you a 10 percent discount for the next time you visit our fine establishment.
Tạm dịch: Tôi hi vọng quý khách có thể tiếp tục kỳ nghỉ tại San Diego trong khi chúng tôi xử lý vấn đề. Tôi rất vui vì có thể tìm cho quý khách một căn phòng thích hợp, và hi vọng quý khách sẽ thích phần rượu sâm panh miễn phí từ khách sạn. Ngoài ra, chúng tôi còn muốn gửi đến quý khách voucher giảm giá 10% cho lần lưu trú tiếp theo.
We care about our guests at Hotel Lotus, and we hate it when there is ever a problem with one of our guests. I was embarrassed to have encountered such a problem with you, and I will do everything in my power to ensure it does not happen again. Additionally, I hope you were satisfied with how the hotel employees handled your problem. If you had any negative experiences with any of our staff, please let me know. I hope that you will visit us again the next time you are in town.
Tạm dịch: Khách hàng là mối quan tâm hàng đầu của khách sạn Lotus và chúng tôi không muốn có bất kỳ sơ suất nào xảy ra cho khách. Tôi rất tiếc vì đã để xảy ra sự cố với quý khách và tôi cam kết sẽ làm mọi thứ trong quyền hạn của mình để đảm bảo không xảy ra tình trạng tương tự. Hi vọng quý khách hài lòng với hướng giải quyết của chúng tôi. Nếu quý khách có điều gì không hài lòng với nhân viên, xin hãy thông báo cho tôi biết. Rất mong gặp lại quý khách trong lần tới.
Sincerely,
Erik Gonzalez
Tiếng Việt